Welche versteckten Kosten hat eine On-Prem Anwaltssoftware im Gegensatz zu einer Cloud Anwaltssoftware?

In der modernen Rechtsbranche wird die Wahl der richtigen Anwaltssoftware zunehmend entscheidend für den Erfolg und die Effizienz einer Kanzlei. Dabei stehen zwei wesentliche Optionen zur Verfügung: On-Premise Anwaltssoftware(lokal installierte Software in der Kanzlei) und Cloud-basierte Anwaltssoftware. Auf den ersten Blick mögen die Lizenzkosten der beiden Modelle ausschlaggebend erscheinen, doch es gibt zahlreiche versteckte Kosten, die insbesondere bei der On-Prem-Lösung oft unterschätzt werden.

In diesem Artikel gehen wir auf die versteckten Kosten einer On-Prem Anwaltssoftware im Vergleich zu einer Cloud-Lösung ein und analysieren die verschiedenen Aspekte, die über die Lizenzkosten hinaus zu beachten sind. Dabei werden folgende Themen beleuchtet:

• Technische Infrastruktur in der Kanzlei
• Wartung der technischen Infrastruktur
• Datensicherung
• Stromkosten

1. Kosten für die technische Infrastruktur in der Kanzlei

Bei der Nutzung einer On-Prem Anwaltssoftware fallen erhebliche Kosten für die technische Infrastruktur an, da die Software auf Servern und Rechnern innerhalb der Kanzlei betrieben wird. Im Gegensatz dazu übernimmt bei einer Cloud-Anwaltssoftware der Anbieter die komplette Serverinfrastruktur.

Kosten für Hardware und Server

• Serveranschaffung: Kanzleien, die sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden, benötigen mindestens einen leistungsstarken Server, auf dem die Software gehostet wird. Je nach Größe der Kanzlei kann dies mehrere Tausend Euro kosten.
• Rechner und Netzwerktechnik: Neben dem Server müssen auch die Arbeitsplätze entsprechend ausgestattet sein, um eine reibungslose Nutzung der On-Prem-Software zu gewährleisten. Dazu gehören leistungsfähige Computer, Netzwerkkabel, Router, Switches und möglicherweise spezielle Netzwerkdrucker.
• Sicherheitsmaßnahmen: Da sensible Mandantendaten auf den eigenen Servern gespeichert werden, müssen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um diese Daten zu schützen. Dazu gehören Firewall-Lösungen, VPN-Zugänge und Antiviren-Software, die ebenfalls kostenintensiv sein können.

Vergleich zur Cloud-Lösung

Bei einer Cloud-basierten Anwaltssoftware entfallen diese hohen Anschaffungskosten. Die Cloud-Anbieter betreiben die Server in externen Rechenzentren, und der Zugriff auf die Software erfolgt über das Internet. Für Kanzleien genügt in der Regel ein solider Internetanschluss und Standard-Hardware, was die Initialkosten erheblich reduziert.

2. Kosten für die Wartung der technischen Infrastruktur

Eine On-Premise-Lösung erfordert regelmäßige Wartung der gesamten technischen Infrastruktur, um sicherzustellen, dass die Systeme reibungslos funktionieren und sicher sind. Diese Wartung ist zeitaufwendig und teuer.

Notwendige Wartungsmaßnahmen:

• Serverwartung: Server müssen regelmäßig gewartet und optimiert werden, um eine maximale Performance zu gewährleisten. Dies umfasst Software-Updates, Überprüfung der Hardware-Komponenten sowie die Installation von Sicherheitspatches.
• Netzwerkadministration: Netzwerkkomponenten wie Router und Switches müssen ebenfalls gewartet und überwacht werden. Zudem kann es erforderlich sein, das Netzwerk zu erweitern oder zu modernisieren, was zusätzliche Kosten verursacht.
• Technischer Support: In den meisten Fällen müssen Kanzleien einen IT-Dienstleister oder interne IT-Mitarbeiter beschäftigen, die für die Wartung und den Support der On-Prem-Lösung verantwortlich sind. Diese Fachkräfte können teure laufende Kosten verursachen.

Vergleich zur Cloud-Lösung

Bei einer Cloud-Anwaltssoftware übernimmt der Anbieter die Wartung der Server und die Verwaltung der Infrastruktur. Kanzleien müssen sich nicht um Software-Updates, Sicherheits-Patches oder Serverwartungen kümmern. Die IT-Wartungskosten fallen also deutlich geringer aus, da der technische Support in den meisten Fällen im Service des Anbieters enthalten ist.

3. Kosten für die Durchführung der Datensicherung

Eine der größten Herausforderungen für Kanzleien mit einer On-Prem Anwaltssoftware ist die Datensicherung. Da sensible Daten über Jahre hinweg gespeichert und aufbewahrt werden müssen, ist ein professionelles Backup-System unerlässlich, um Datenverluste zu verhindern. Dies bringt erhebliche Kosten mit sich.

Datensicherung bei On-Premise:

• Externe Backup-Systeme: Kanzleien müssen zusätzliche externe Speichermedien (z. B. externe Festplatten oder NAS-Systeme) kaufen, um regelmäßige Backups zu erstellen. Je nach Datenmenge kann dies hohe Investitionen erfordern.
• Backup-Software: Für die Durchführung von Backups ist spezielle Software erforderlich, die dafür sorgt, dass Daten automatisch und sicher gesichert werden. Diese Backup-Software verursacht laufende Kosten und erfordert regelmäßige Updates.
• Redundante Sicherung: Um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen, müssen Kanzleien oft mehrere Kopien ihrer Daten an verschiedenen Orten speichern. Dies erfordert zusätzliche Hardware oder Cloud-Speicher und erhöht die Komplexität und Kosten der Datensicherung.

Vergleich zur Cloud-Lösung

Bei einer Cloud-basierten Anwaltssoftware ist die Datensicherung in der Regel im Service integriert. Der Anbieter übernimmt die regelmäßige Sicherung der Daten in professionellen Rechenzentren mit hohen Sicherheitsstandards und gewährleistet eine umfassende Backup-Strategie. Für Kanzleien fallen dadurch keine zusätzlichen Kosten für Datensicherungen an, und sie profitieren von einer automatisierten, sicheren Lösung.

4. Kosten für Strom und Energieverbrauch

Ein oft unterschätzter Kostenfaktor bei einer On-Premise Anwaltssoftware sind die laufenden Energiekosten. Server und andere Netzwerkgeräte müssen rund um die Uhr betrieben werden, was einen erheblichen Stromverbrauch zur Folge hat.

Stromkosten bei On-Premise:

• Dauerhafter Serverbetrieb: Ein On-Premise-Server muss in den meisten Fällen 24/7 laufen, um die Verfügbarkeit der Software zu gewährleisten. Der Stromverbrauch eines leistungsfähigen Servers kann erheblich sein, vor allem, wenn man Kühlungsgeräte und Netzwerkinfrastruktur hinzunimmt.
• Klimatisierung und Kühlung: Serverräume müssen in der Regel gekühlt werden, um Überhitzung der Hardware zu verhindern. Dies verursacht zusätzliche Stromkosten, insbesondere in den Sommermonaten.

Vergleich zur Cloud-Lösung

Bei einer Cloud-Lösung übernimmt der Anbieter die gesamten Energiekosten für den Betrieb der Server. Die Serverinfrastruktur wird in großen Rechenzentren betrieben, die in der Regel energieeffizienter sind als lokale Lösungen in Kanzleien. Für Kanzleien fallen nur die normalen Stromkosten für Bürogeräte an, was zu einer erheblichen Reduktion der Energiekosten führt.

Fazit: Die versteckten Kosten einer On-Prem Anwaltssoftware im Vergleich zur Cloud-Anwaltssoftware

Während die Lizenzkosten oft der erste Blickpunkt bei der Auswahl einer Anwaltssoftware sind, gibt es zahlreiche versteckte Kosten, die bei einer On-Premise-Lösung deutlich ins Gewicht fallen. Die Anschaffung und Wartung der technischen Infrastruktur, die Datensicherung sowie die Strom- und Energiekosten machen eine On-Prem-Lösung in vielen Fällen teurer als zunächst angenommen.

Im Gegensatz dazu bietet eine Cloud-Anwaltssoftware deutliche finanzielle Vorteile. Die Kosten für Serverinfrastruktur, Wartung und Datensicherung sind im Service des Cloud-Anbieters enthalten, und es fallen keine zusätzlichen Stromkosten für den Betrieb der Software an. Darüber hinaus profitieren Kanzleien von einer höheren Flexibilität und Skalierbarkeit, da die Cloud-Lösung einfach an wachsende Anforderungen angepasst werden kann.

Für viele Kanzleien, insbesondere kleine und mittlere Betriebe, bietet eine Cloud-basierte Anwaltssoftware eine kosteneffizientere und zukunftssichere Lösung. Die geringeren versteckten Kosten und der reduzierte Wartungsaufwand machen die Cloud zur bevorzugten Wahl, wenn es darum geht, langfristig Kosten zu sparen und gleichzeitig eine leistungsstarke, sichere und moderne Softwarelösung zu nutzen.