Scannen in die Cloud-Kanzleisoftware: Welche Möglichkeiten gibt es?

In der modernen Anwaltskanzlei ist effizientes Dokumentenmanagement der Schlüssel zu Produktivität und Erfolg. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, physische Dokumente in digitale Akten zu überführen. Die gute Nachricht: Mit modernen Cloud-Kanzleisoftwarelösungen ist das Scannen und Verwalten von Dokumenten einfacher als je zuvor. Kanzleien haben verschiedene Möglichkeiten, gescannte Dokumente in ihre Systeme zu integrieren. In diesem Artikel beleuchten wir die drei gängigsten Methoden und geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Kanzlei noch effizienter gestalten können.

1. Scan to Mail und Abruf über die integrierte Mail-Schnittstelle

Eine der einfachsten Methoden, gescannte Dokumente in Ihre Cloud-Kanzleisoftware zu integrieren, ist Scan to Mail. Diese Methode nutzt den Scanner, um Dokumente direkt an eine E-Mail-Adresse zu senden, die in Ihrer Kanzleisoftware hinterlegt ist. Über eine integrierte Mail-Schnittstelle können diese E-Mails und ihre Anhänge automatisch in die entsprechenden Akten importiert werden.

Wie funktioniert Scan to Mail?

• Dokument scannen und senden: Sie konfigurieren Ihren Scanner so, dass gescannte Dokumente automatisch an eine spezielle E-Mail-Adresse gesendet werden.
• Mail-Schnittstelle: Die Cloud-Kanzleisoftware greift automatisch auf die gesendeten E-Mails zu, liest die Anhänge aus und importiert sie in die entsprechende Akte.
• Automatische Zuordnung: Häufig können Dokumente mithilfe von Schlüsselwörtern, die im Betreff oder Text der E-Mail enthalten sind, automatisch den richtigen Mandanten und Akten zugeordnet werden.

Vorteile von Scan to Mail

• Einfach einzurichten: Die meisten modernen Scanner verfügen über eine Scan-to-Mail-Funktion, die schnell und einfach konfiguriert werden kann.
• Automatisierung: Mit der richtigen Software werden eingehende Dokumente automatisch verarbeitet und zugeordnet, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
• Flexibel: Da E-Mails jederzeit und von überall empfangen werden können, eignet sich diese Methode besonders für Anwälte, die mobil oder im Homeoffice arbeiten.

Nachteile von Scan to Mail

• Abhängigkeit von der E-Mail-Integration: Die Effizienz hängt von der nahtlosen Integration der E-Mail-Funktion in die Kanzleisoftware ab.
• Manueller Zwischenschritt: Zwar wird der Prozess weitgehend automatisiert, dennoch müssen Dokumente manuell gescannt und per E-Mail versendet werden, was bei hohem Dokumentenaufkommen zeitaufwendig sein kann.

2. Drag & Drop in die Akte

Für viele Anwender ist der einfachste und direkteste Weg, Dokumente in die Cloud-Kanzleisoftware zu integrieren, die Drag & Drop-Funktion. Dabei können Anwälte und Mitarbeiter ihre gescannten Dokumente einfach per Mausklick aus einem Ordner auf ihrem Computer in die entsprechende digitale Akte ziehen.

Wie funktioniert Drag & Drop in die Akte?

• Dokument scannen: Nach dem Scannen eines Dokuments speichern Sie es als Datei auf Ihrem Computer oder in einem Ordner.
• Per Drag & Drop in die Akte: Öffnen Sie die entsprechende Akte in der Cloud-Kanzleisoftware und ziehen Sie die Datei mit der Maus direkt in die Akte.
• Dokument ist sofort verfügbar: Das Dokument wird sofort in die richtige Akte hochgeladen und ist für alle berechtigten Nutzer der Software sichtbar.

Vorteile von Drag & Drop in die Akte

• Intuitive Bedienung: Jeder, der schon einmal Dateien per Drag & Drop verschoben hat, wird diese Methode sofort verstehen. Es erfordert keine besondere Schulung oder technische Kenntnisse.
• Sofortige Zuordnung: Durch das direkte Einfügen in die Akte entfällt die Notwendigkeit, das Dokument später manuell zuzuordnen.
• Zeitersparnis: Besonders bei kleineren Kanzleien oder bei einem moderaten Dokumentenaufkommen ist diese Methode extrem effizient.

Nachteile von Drag & Drop in die Akte

• Manueller Prozess: Jedes Dokument muss einzeln in die Akte gezogen werden, was bei sehr vielen Dokumenten zeitaufwendig sein kann.
• Kein Automatisierungsgrad: Im Vergleich zu Scan to Mail bietet Drag & Drop keine Automatisierung, da jedes Dokument manuell bearbeitet werden muss.

3. Drag & Drop in einen definierten Posteingang

Eine weitere beliebte Möglichkeit für die Integration gescannter Dokumente in die Cloud-Kanzleisoftware ist das Drag & Drop in einen definierten Posteingang. Diese Methode bietet eine höhere Automatisierung als das direkte Drag & Drop in die Akte und ist besonders für größere Kanzleien geeignet, die mit hohem Dokumentenaufkommen arbeiten.

Wie funktioniert Drag & Drop in den Posteingang?

• Dokument scannen: Ähnlich wie bei der Drag & Drop-Methode speichern Sie das gescannte Dokument zunächst auf Ihrem Computer.
• Datei in den Posteingang verschieben: Ziehen Sie die gescannte Datei in einen vordefinierten Posteingang in der Cloud-Kanzleisoftware.
• Stapelverarbeitung: Die Cloud-Software bietet einen Posteingangskorb, welcher die Aktenzuordnung im Stapel zulässt und vereinfacht.

Vorteile von Drag & Drop in den Posteingang

• Teilautomatisierung: Im Gegensatz zu Drag & Drop in die Akte müssen Sie sich keine Gedanken über die manuelle Zuordnung der Dokumente machen. Die Software übernimmt diesen Schritt automatisch.
• Schnelle Ablage: Sie können alle gescannten Dokumente zunächst in einen allgemeinen Posteingang ziehen und die Software erledigt die Sortierung.
• Effizient für große Kanzleien: Diese Methode ist besonders vorteilhaft für Kanzleien mit großem Dokumentenaufkommen, da sie eine Mischung aus manueller Handhabung und Automatisierung bietet.

Nachteile von Drag & Drop in den Posteingang

• Erfordert eine gut konfigurierte Software: Damit die Automatisierung richtig funktioniert, muss die Cloud-Kanzleisoftware gut konfiguriert und idealerweise über fortschrittliche Dokumentenerkennungstechnologien wie OCR verfügen.
• Manuelle Korrektur: In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass die Zuordnung manuell überprüft und angepasst wird, falls die Software das Dokument falsch einordnet.

Welche Methode passt zu Ihrer Kanzlei?

Die Wahl der richtigen Scan-Methode hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihrer Kanzlei ab. Wenn Ihre Kanzlei bereits über ein hohes Dokumentenaufkommen verfügt und Sie maximale Effizienz anstreben, kann die Kombination aus Drag & Drop in den Posteingang und der Automatisierung der beste Ansatz sein. Für kleinere Kanzleien oder solche mit weniger Dokumenten kann Scan to Mail oder Drag & Drop in die Akte vollkommen ausreichend sein.

Welche Methode würden Sie in Ihrer Kanzlei bevorzugen? Haben Sie vielleicht schon eigene Erfahrungen mit dem Scannen in die Cloud-Kanzleisoftware gemacht? Oder überlegen Sie, wie Sie Ihre Dokumentenprozesse noch weiter optimieren können?

Sprechen Sie mit unseren Experten!

Jede Kanzlei hat unterschiedliche Bedürfnisse, und wir helfen Ihnen gerne, die für Sie beste Lösung zu finden. Sprechen Sie mit unseren Experten und entdecken Sie, wie Sie durch die Integration der richtigen Scan-Methoden in Ihre Cloud-Kanzleisoftware Ihre Effizienz steigern und Ihre Prozesse optimieren können. Was könnten Sie sich noch vorstellen, um Ihre Kanzlei effizienter zu machen? Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir Ihre Arbeitsabläufe revolutionieren können!